Klachten, meldingen en fraudebestrijding
Op deze pagina:
Een klacht indienen over de VLAIO-dienstverlening
Back to top
VLAIO doet alles wat het kan om je als klant zo goed mogelijk verder te helpen. Het kan echter gebeuren dat je toch niet tevreden bent over onze dienstverlening en een klacht wil indienen.
Alle Vlaamse overheidsdiensten zijn gebonden aan het klachtendecreet van de Vlaamse regering van 1 juni 2001.
Hoe dien je een klacht in?
Je kan je klacht doorgeven via klachten@vlaio.be of via dit formulier.
Volgende informatie is noodzakelijk voor een vlotte behandeling van je klacht:
- contactgegevens
- een zo duidelijk en zo volledig mogelijke omschrijving van de feiten die tot jouw klacht hebben geleid
- een dossiernummer (indien van toepassing)
Van zodra de klachtencoördinator je klacht heeft ontvangen, wordt deze ingeschreven in een klachtenregister. VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen) heeft dan 45 kalenderdagen om een antwoord te formuleren op de klacht.
Ontvankelijkheid van de klacht
Een klacht is een manifeste uiting, waarbij een ontevreden verzoeker bij de overheid klaagt over een door de overheid verrichte of verzuimde handeling of prestatie. Je klacht zal echter als niet ontvankelijk worden beschouwd indien:
- ze handelt over het algemeen beleid van de Vlaamse overheid en dus niet onder de bevoegdheid van VLAIO valt
- de feiten waarop ze betrekking heeft ouder dan een jaar zijn
- de klacht met betrekking tot dezelfde feiten al eerder door het agentschap werd behandeld
- de klacht handelt over een beslissing, tegen de welke je de georganiseerde beroepsmogelijkheden nog niet hebt uitgeput
- de feiten betrekking hebben op een jurisdictioneel beroep tegen een beslissing
- je als klager geen (correcte) contactgegevens bezorgt (bijvoorbeeld als je de klacht anoniem verstuurt)
- je als klager geen belang kan aantonen
Vlaamse Ombudsdienst
Indien je niet tevreden bent met de behandeling van je klacht door VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen), bestaat er nog de mogelijkheid om je klacht in tweede lijn te laten behandelen bij de Vlaamse Ombudsdienst. Deze dienst zal nagaan of wij je als klager op een correcte manier hebben behandeld.
Klokkenluidersmelding Vlaamse overheid
Back to top
De klokkenluidersregeling wil de melder beschermen tegen represailles wanneer deze een melding maakt over handelingen of nalatigheden die:
- ofwel onrechtmatig zijn
- ofwel het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnen
Traditioneel wordt bij 'klokkenluiden' gedacht aan personeelsleden die een inbreuk melden en zich tegen mogelijke represailles willen beschermen. Maar ook niet-personeelsleden die een werkrelatie hebben met VLAIO en represailles vrezen, kunnen voortaan gebruik maken van de klokkenluidersregeling.
Voor meer info over de procedure van de klokkenluidersregeling, kan je terecht bij ronny.herzeel@vlaio.be.
Wanneer kan je de klokkenluidersregeling gebruiken ?
Over welke inbreuken gaat het hier?
Integriteitsschendingen die betrekking hebben op handelingen of nalatigheden die:
- ofwel onrechtmatig zijn
- ofwel het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnen
De informatie (incl. “redelijke vermoedens”) die de melder hierover wil delen, kan betrekking hebben op zowel feitelijke als mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden.
Heeft de plaats van inbreuk een belang ?
Het moet gaan over inbreuken:
- binnen de overheidsinstantie waar de melder werkt, heeft gewerkt of gesolliciteerd heeft;of
- binnen een andere overheidsinstantie waarmee de melder in het kader van zijn werk in contact is geweest
Ook pogingen tot het verhullen van inbreuken kunnen gemeld worden onder deze regeling.
Procedure klokkenluidersmelding Vlaamse overheid
Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad. Hieronder lees je hoe je inbreuken die zich bij VLAIO voordoen kunt melden
Interne klokkenluidersmelding bij het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) of Audit Vlaanderen
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de lijnmanager van de betrokken entiteit of aan Audit Vlaanderen.
Richt je brief aan dhr. Mark Andries met duidelijke vermelding van zijn naam en VLAIO en de vermelding ”Vertrouwelijk” naar:
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II-Laan 15 bus 200
1210 Sint-Joost-ten-Node
De brief wordt door de centrale postkamer niet geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan dhr. Mark Andries bezorgd. Als de brief niet aan hem geadresseerd is, dan wordt deze brief op dezelfde manier bezorgd aan Audit Vlaanderen.
Richt dan je brief met de vermelding “Vertrouwelijk” naar:
Audit Vlaanderen
Havenlaan 88 - bus 24
1000 Brussel
Wie een melding per email wil sturen en dit aan de leidend ambtenaar van VLAIO wil bezorgen, stuurt dit naar klokkenluiden@vlaio.be.
Wie een melding per email wil sturen naar Audit Vlaanderen doet dit naar melding.audit@vlaanderen.be.
Je kan ook een telefonische melding doen. Dit doe je via het nummer 0475 41 74 84 voor melding bij dhr. Mark Andries, leidend ambtenaar of via het nummer 02 553 45 55 voor melding bij Audit Vlaanderen.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Externe klokkenluidersmelding bij de Vlaamse Ombudsdienst
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst.
Je kunt je melding (anoniem) aan de Vlaamse Ombudsdienst bezorgen:
- Per post: Leuvenseweg 86, 1000 Brussel
- Per e-mail: klokkenluiden@vlaamseombudsdienst.be
- Telefonisch: 02 552 48 48
De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat
Wat als je jouw melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie richt?
Jouw melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar de bevoegde persoon.
De onbevoegde persoon of instantie brengt je hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Als Audit Vlaanderen vaststelt dat het niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt ze opnieuw contact met je op om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde organisatie of dienst voor verder onderzoek.
Verder verloop van je melding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: de Vlaamse Ombudsdienst kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.
Er kan ondersteuning worden geboden aan de melders van inbreuken ten aanzien van Audit Vlaanderen en de Vlaamse Ombudsdienst. Via die ondersteuning zal je als melder kosteloos en op een toegankelijke manier onafhankelijke informatie en advies kunnen krijgen over:
- de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles;
- de rechten van de betrokken persoon.
Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de klokkenluidersregeling verwijzen we naar de centrale website van de Vlaamse overheid.
Fraudebestrijdingsbeleid VLAIO
Back to top
VLAIO streeft ernaar hoge juridische, ethische en morele normen te hanteren en zich te houden aan de beginselen van integriteit, objectiviteit en eerlijkheid, en wenst te worden gezien als een organisatie die fraude en corruptie verwerpt in de wijze waarop het zijn bedrijfsactiviteiten uitvoert. Alle personeelsleden worden geacht dit streven te delen. Het doel van dit beleid is een cultuur te bevorderen die frauduleuze handelingen ontmoedigt, de preventie en opsporing van fraude te bevorderen, alsook de ontwikkeling van procedures te vergemakkelijken die zullen helpen bij het onderzoek van fraude en gerelateerde overtredingen en zullen waarborgen dat dergelijke gevallen snel en passend worden aangepakt.
Fraude
Het begrip fraude wordt gewoonlijk gebruikt om een breed scala van ambtsmisdrijven te beschrijven, waaronder diefstal, corruptie, verduistering, omkoping, vervalsing, verkeerde voorstelling van zaken, collusie, het witwassen van geld en het verzwijgen van materiële feiten. Vaak wordt daarbij gebruikgemaakt van bedrog voor eigen gewin of gewin van een verwant persoon of een derde partij, of om een ander verlies toe te brengen – intentie is het belangrijkste element dat fraude onderscheidt van een onregelmatigheid. Fraude heeft niet alleen potentiële financiële gevolgen, maar kan ook schade toebrengen aan de reputatie van een organisatie die verantwoordelijk is voor het effectieve en efficiënte beheer van middelen. Dit is met name van belang voor een publieke organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van publieke middelen. Corruptie is het misbruik van macht ten eigen voordele. Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de officiële functies van een persoon in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met bv. een aanvrager of ontvanger van steun.
Verantwoordelijkheden
De leidend ambtenaar van VLAIO is verantwoordelijk voor de uitwerking van het anti-fraude beleid en het controlesysteem en houdt toezicht op het correct functioneren van het controlesysteem. Op basis van eigen vaststellingen of vaststellingen van anderen kan de leidend ambtenaar een aanpassing aan de controlesystemen en de anti-fraudemaatregelen doorvoeren.
Bij het uitbouwen van het risicobeheerssysteem wordt de leidend ambtenaar ondersteund door een team proces en risico dat ingebed is in de dienst HR, Personeel en organisatie. Deze dienst is belast met klachtencoördinatie, organisatiebeheersing, procesarchitectuur en risicobeheersing.
De instrumentverantwoordelijken, inhoudelijke en financiële dossierbeheerders zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van frauderisico's, zoals:
- er voor zorgen dat er een adequaat systeem van controle bestaat binnen hun verantwoordelijkheidsgebied;
- het kritisch beoordelen van dossiers, met actieve aandacht voor mogelijke frauderisico’s;
- het voorkomen en opsporen van fraude;
- de nodige voorzichtigheid in acht nemen en het uitvoeren van preventieve acties in geval van een vermoeden van fraude;
- het nemen van corrigerende maatregelen, met inbegrip van administratieve sancties.
Sluitstuk van het anti-fraudebeleid is de dienst inspectie die op basis van een risicoanalyse van maatregelen en projecten gericht ex-post controles uitvoert. De dienst inspectie kan tot 5 jaar na het beëindigen van de projecten controles uitvoeren en opereert onafhankelijk van de diensten die de projecten in eerste lijn opvolgen en die verantwoordelijk zijn voor selectie, beheer en verificatie.
Rapporteren van fraude
Als personeelslid van de Vlaamse overheid is er, overeenkomstig federale wetgeving (artikel 29 van het wetboek van strafvordering), het Vlaams personeelsstatuut en de deontologische code, spreekplicht als er bij de uitoefening van de functie feiten worden vastgesteld die niet door de beugel kunnen. Als personeelslid is men volgens dit artikel 29 verplicht misdaden en wanbedrijven aan de bevoegde procureur des Konings te melden. Alle meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld. Personeelsleden met meldingen over personeelsonregelmatigheden of vermoedelijke fraude worden beschermd tegen represailles (zie klokkenluidersmelding)
Personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de projecten kunnen een vermoeden van fraude ook rechtstreeks melden aan de Vlaamse ombudsdienst
Anti-fraudemaatregelen
VLAIO heeft maatregelen inzake fraudebestrijding ingevoerd op basis van een gedegen evaluatie van het frauderisico. Afhankelijk van het steuninstrument wordt hiervoor gebruik gemaakt van van de krachtige IT-tools die risicovolle activiteiten op te sporen. Daarnaast zorgt VLAIO voor aangepaste training van het personeel zodat het zich bewust is van de risico's op fraude.
Conclusie
Fraude kan zich op veel manieren manifesteren. VLAIO voert een beleid van nul tolerantie voor fraude en corruptie en heeft een robuust controlesysteem dat is bedoeld om gevallen van fraude te voorkomen en zo mogelijk op te sporen en om hun gevolgen tegen te gaan, indien zulke gevallen zich voordoen.
Specifieke maatregelen voor projecten gefinancierd met Europese middelen
Financiering via RRF
- Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)
- Aanmelding van vermoeden van fraude bij OLAF: Elk vermoeden van fraude - of andere ernstige onregelmatigheden die een negatief effect kunnen hebben op de financiën van de EU - bij projecten die gefinancierd worden met middelen vanuit RRF zal door VLAIO aangemeld worden bij OLAF.
- Melding rechtstreeks bij OLAF: Personen die op de hoogte zijn van fraude of ernstige onregelmatigheden kunnen ook rechtstreeks aanmelding doen bij het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) via
anti-fraud.ec.europa.eu.
- Data-analyse
Voor de controle van projecten die gefinancierd worden met middelen vanuit RRF maakt VLAIO gebruik van de krachtige IT-tool ARACHNE om risicovolle activiteiten op te sporen. - Bijkomende controles op dubbelfinanciering
Er wordt voor deze projecten een bijkomende voor controle uitgevoerd op dubbelfinanciering van projecten met Europese middelen. VLAIO voert deze controle uit op basis van gegevens uit Arachne, Financial transparancy System en Kohesio. - Controle op belangenvermenging via UBO-register
Voor projecten gefinancierd met RRF werd door de coördinerende entiteit een specifieke procedure uitgewerkt voor controles op belangenvermenging op basis van gegevens van de begunstigden uit het UBO-register. - Controle door de Vlaamse Audit Autoriteit
Zowel het Beheers- en controlesysteem binnen de beleidsdomeinen als de specifieke maatregelen en processen die gefinancierd worden door middelen vanuit de Resilience and Recovery Facility worden onderworpen aan audits door de Vlaamse Auditautoriteit (VAA). De auditautoriteit handelt in overeenstemming met de professionele standaarden bij de beoordeling van het frauderisico en de toereikendheid van het controlesysteem van het Vlaamse beheers- en controlesysteem voor RRF-projecten.