Geheimhouding is een bijzondere manier om je uitvinding te beschermen. De term bedrijfsgeheim wordt hier gebruikt. De meest bekende voorbeelden zijn ongetwijfeld het recept van Coca-Cola of de algoritmes van Google. In veel gevallen is geheimhouding de meest aangewezen en goedkoopste manier om namaak van je product tegen te gaan. Het is een strategie die vooral nuttig is als de opbouw of productiewijze van je product moeilijk te ontdekken is, of als bescherming door andere IE-rechten niet mogelijk of wenselijk is. De kosten van deze vorm van bescherming liggen vooral in de nodige controlemechanismen: het opnemen van een niet-concurrentiebeding in je contracten, vertrouwelijke documenten veilig bewaren, … Een groot voordeel is dat het bedrijfsgeheim, in tegenstelling tot de meeste IE-rechten, niet beperkt is in de tijd. Zolang de informatie geheim blijft, kan je beroep doen op het bedrijfsgeheim. Dit zijn de voorwaarden:

• Het moet geheim zijn, dit betekent dat de info niet bekend of toegankelijk mag zijn binnen jouw vakgebied.
• Doordat de informatie geheim is, heeft deze een aantoonbare economische/ commerciële waarde, deze geheime info geeft jou dus een voordeel ten opzichte van je concurrenten.
• Je moet kunnen aantonen dat je de nodige stappen hebt ondernomen om de informatie geheim te houden, door middel van bv. een NDA (zie verder), clausules in arbeidscontracten, bewaring van de geheime info op een afgeschermde plaats op de interne server met beperkte toegang en controle van de identiteit, ...

Wanneer aan deze voorwaarden voldaan is, heb je een juridische basis om op te treden als de informatie onrechtmatig verkregen werd door derden, en kan je een rechtszaak aanspannen op basis van schending van het bedrijfsgeheim. 

Vaste datum 

Het kan nuttig zijn jouw idee/project/ info … een officiële vaste datum te geven. Dit kan via een registratie bij de notaris of je kan het opslaan in een digitale kluis, zoals het i-DEPOT. Op deze manier sla je het veilig op én geef je het een vaste datumstempel: een extra bewijsmiddel dat je op een bepaalde datum de bedenker was van een idee, creatie of ontwerp. Dit kan later nuttig zijn om aan te tonen dat jij op het moment van indiening al bezig was met je idee, creatie of ontwerp. Opgelet: dit is geen officieel intellectueel eigendomsrecht en dus geen alternatieve bescherming, maar het kan een nuttige aanvulling of bewijsmiddel zijn.

Voor het i-DEPOT betaal je 37 euro, via idepot@vlaio.be kan je een kortingscode ter waarde van 10 euro voor de indiening van het i-DEPOT bekomen: i-DEPOT agent. Hulp nodig bij de indiening? Raadpleeg onze praktische leidraad.

Geheimhoudingsovereenkomst of Non Disclosure Agreement (NDA)

Maar wat als je een idee met anderen wil bespreken om na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen? Natuurlijk wil je niet dat diegene met jouw idee gaat lopen…. Sluit daarom altijd een geheimhoudingscontract (of NDA) af. In zo’n contract leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt en wat de andere partij wel en niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen, en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt.

Een ander woord voor een geheimhoudingsovereenkomst is een NDA (Non Disclosure Agreement). In zo’n overeenkomst leg je vast onder welke voorwaarden jij jouw idee deelt, wat de andere partij wel/niet met jouw vertrouwelijke informatie mag doen en wat de gevolgen zijn als de andere partij die voorwaarden schendt. Een NDA laat de partijen toe om vrijer te onderhandelen.

Welke soorten NDA’s zijn er? 

Een NDA kan op zich staan, maar het kan ook een belangrijk onderdeel zijn van een overeenkomst om onderhandelingen op te starten of van een samenwerkingsovereenkomst.

Een NDA kan eenzijdig of tweezijdig zijn:

• Bij de eenzijdige NDA hebben de partijen verschillende rollen: de ene partij is de verstrekker, de andere is de ontvanger van de informatie. Eén partij verklaart eenzijdig bepaalde informatie geheim te houden.
• Als twee partijen onderhandelen, zal meestal sprake zijn van een tweezijdige NDA, waar beide partijen zowel verstrekker als ontvanger zijn. Dit zorgt vaak voor meer ruimte en een meer gebalanceerde situatie bij informatie-uitwisseling.

Waarom zou je een Non Disclosure Agreement (NDA) afsluiten? 

Een NDA afsluiten is altijd aangewezen als je jouw idee met anderen wil bespreken om bijvoorbeeld na te gaan of iemand interesse heeft om jouw idee verder mee te helpen uitwerken, mee te financieren, of gewoon om er advies over te vragen. Enkel dan kan je informatie met een gerust hart delen.

Ook moet je er rekening mee houden dat voor sommige intellectuele eigendomsrechten nieuwheid een vereiste is, de informatie moet dus geheim blijven tot je de aanvraag gedaan hebt. Via de NDA wordt op voorhand een akkoord gesloten tussen beide partijen waarin ze erkennen dat bepaalde info op het moment van ondertekening/uitwisseling een geheim karakter heeft, of omgekeerd, niet in het publiek domein zit. Dit is extra belangrijk in het kader van een eventuele octrooiname, want bepaalde informatie publiek maken zou impliceren dat octrooiname noch een black-box strategie mogelijk is. Een black-box strategie houdt de geheimhouding van bepaalde productprocessen of samenstellingen van producten in, zonder de opgebouwde know-how te octrooieren (wat een publicatie zou vereisen).

(Zie ook Ons patent boekje).

Wat moet een Non Disclosure Agreement (NDA) bevatten? 

De NDA kan allerhande soorten vertrouwelijke informatie bevatten, bijvoorbeeld O&O-info,  wetenschappelijke info, technologische aspecten, klantenlijsten, leverancierslijsten, financiële info, … . In een NDA beschrijf je welke informatie geheim is, hoe deze informatie gemarkeerd/aangeduid wordt en wie gebonden is aan de NDA. De partijen creëren een verplichting om de vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken voor een expliciet bepaald doel, bijvoorbeeld nagaan of het interessant is om al dan niet een samenwerking op te zetten, om advies in te winnen bij een expert …

De basis van de NDA is de omschrijving van dat doel. Een te ruime omschrijving van het doel kan rechtsonzekerheid creëren, daarom is het aan te raden het doel specifiek te omschrijven en mee te geven dat gestreefd wordt dit doel te behalen. Ook moet bepaald worden wie het eigendomsrecht heeft m.b.t. de uitgewisselde informatie (eventueel kan je werken met een beperkte licentie) en wat er gebeurt met de afgeleide informatie (wie eigenaar wordt van deze informatie). Ook is er is wederzijdse erkenning dat de ontvangende partij de info niet voor eigen gewin zal aanwenden. Vergeet ook niet om een termijn te bepalen van hoelang info geheimgehouden moet worden, en wat er met de informatie gebeurt na afloop van de NDA. 

Belangrijk is ook om de NDA beperkt te houden (dit is zeker een aandachtspunt als die op zichzelf staat), in die zin dat het nog steeds een NDA moet blijven en geen volwaardige samenwerkingsovereenkomst. Zorg er dus voor dat de partijen zich niet verplichten om daadwerkelijk een samenwerking of nadere overeenkomsten aan te gaan. Een NDA is niet bedoeld om zaken te doen die méér zijn dan onderhandelen of informatie uitwisselen op een veilige manier.

Eventueel kan je de NDA nog versterken met een i-Depot, een notarieel document, een escrow …

Met wie sluit je een NDA?

Mogelijke partijen waarmee je een NDA sluit zijn O&O-partners, (potentiële) financiers, leveranciers, adviseurs … Bepaalde categorieën van personen zijn reeds gebonden door een beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht. Alle VLAIO-adviseurs zijn automatisch gebonden door de geheimhoudingsplicht, het is dus niet nodig zo’n NDA af te sluiten.

Zijn er voorbeelden van NDA’s en kan ik deze zomaar gebruiken? 

Het is af te raden zomaar een modelcontract van NDA te gebruiken, dit kan je eerder zien als een eerste kennismaking met een mogelijke opbouw en inhoud van een dergelijk contract. Om de draagwijdte van elk van de clausules goed te kunnen inschatten en het nut en de toepasbaarheid ervan voor jouw project te kunnen nagaan, is het steeds raadzaam een beroep te doen op het deskundig advies van een jurist of advocaat met specialisatie in intellectuele eigendomsrechten. (In hoofdstuk 9 ‘Hulpkoks’ van Ons patent boekje vind je onder punt 5 en 6 meer informatie, alsook een case rond de gevaren bij het gebruik van standaard geheimhoudingsovereenkomsten.) Een modelcontract dat je als leidraad kan gebruiken vind je in Ons patent boekje van VLAIO (pagina 106). 

Ook via BOIP kan je online een NDA maken, gekoppeld aan jouw i-DEPOT. Het gaat om een gestandaardiseerde NDA waarin een aantal vaste gegevens ingevuld worden. Daarna kan je de invulling en ondertekening uploaden bij jouw i-DEPOT. De kostprijs voor deze NDA is 15 euro. Zo ga je goed voorbereid de onderhandelingen in.

Het belang van een goed opgestelde NDA

Een NDA is een onderdeel van een brede geheimhoudingsstrategie ter bescherming van knowhow. Andere onderdelen zijn: i-DEPOT, escrow, laboratory note books, confidentiële documenten merken, een logboek bijhouden (ook digitaal), geheimhoudingsregelingen in het personeelsreglement ... Een NDA verschilt van bescherming door geregistreerde intellectuele eigendomsrechten doordat afschrikking en het professioneel karakter van de NDA veel belangrijker zijn dan het feit dat tegen een inbreuk opgetreden kan worden.