Oproep 2025

Projectverloop

Het project start uiterlijk 3 maanden na toekenning en kan maximaal 18 maanden duren. Houd hierbij rekening bij het uitwerken van je project.

We voorzien in een opstartperiode van 3 maanden waarin de projecten zich intern kunnen organiseren en één of meerdere aanbestedingen kunnen doen om externe begeleiding in te kopen. De kosten die in de opstartperiode gemaakt worden, kunnen niet ingebracht worden in het project. Van zodra het project officieel van start gegaan is, kunnen de loonkosten van (nieuw aangeworven) personeelsleden en de facturen van externe dienstverleners uiteraard wel ingebracht worden.

Opmerking: in principe kan elk project beslissen om op eigen risico te starten in de periode tussen de aanvraag en de beslissing. Je hoeft dus de beslissing niet af te wachten en je hoeft ook geen gebruik te maken van de 3 maanden opstartperiode. Vanaf de aanvraag kan het project op elk moment van start gaan en kunnen vervolgens kosten ingebracht worden.

Rapportering en uitbetaling

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven:

• 40% bij de start van het project (na goedkeuring) op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde:
  • de schijf via het digitale platform aanvraagt;
  • verklaart dat het project gestart is;
  • een ondertekende samenwerkingsovereenkomst indient;
  • voldoet aan de bijkomende voorwaarden die door VLAIO zijn opgelegd in de beslissingsbrief.
• 30% ten vroegste na 12 maanden op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde:
  • de schijf via het digitale platform aanvraagt;
  • een inhoudelijke en financiële rapportage, volgens de daartoe aangeleverde sjablonen, aanlevert;
  • bewijst dat er voor 60% aan kosten gemaakt is.
• 30% bij de afronding van het project op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde:
  • het saldo via het digitale platform aanvraagt;
  • een inhoudelijke en financiële eindrapportage, volgens de daartoe aangeleverde sjablonen, indient;
  • aantoont dat de communicatierichtlijnen werden nageleefd;
  • de stavingsstukken die nodig zijn voor de financiële controle van het project bezorgd (zie ook Controlerichtlijnen).

Voor de uitbetaling van het saldo zal een controle uitgevoerd worden door de inspecteurs van VLAIO.

Indien minder kosten zijn gemaakt, wordt de subsidie verhoudingsgewijs verminderd, rekening houdend met het maximale subsidiepercentage van 80% en het netto te financieren saldo. Te veel uitbetaalde steun zal worden teruggevorderd.

Oproep 2023

Na indiening van de volledige aanvraag in de tweede fase worden de aanvragen beoordeeld.

Ontvankelijkheid

De tijdig ingediende aanvragen in de tweede fase worden door VLAIO gescreend op hun ontvankelijkheid. Aanvragen die niet ontvankelijk zijn, worden hiervan op de hoogte gebracht en krijgen maximaal een week om de ontbrekende elementen aan te vullen. Indien de ontbrekende gegevens niet tijdig worden aangeleverd, zal de aanvraag onontvankelijk verklaard worden en niet verder beoordeeld worden. Enkel projecten die ontvankelijk zijn, worden verder inhoudelijk beoordeeld. Projecten die onontvankelijk verklaard worden, worden hiervan op de hoogte gebracht. De ontvankelijkheidscriteria vind je in de handleiding.

Selectie

De ontvankelijke aanvragen zullen vervolgens door een jury beoordeeld worden op de volgende selectiecriteria. De jury wordt multidisciplinair samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid, en kan mogelijk uitgebreid worden met externe experten. De juryleden zullen de aangeleverde informatie enkel gebruiken voor de beoordeling van het project. De selectiecriteria vind je onder voorwaarden en in de handleiding.

Score, rangschikking en beslissing

Elk criterium wordt gescoord op 20 punten. Om voldoende te scoren moet minstens 50% op elk criterium en minstens 50% op de totaalscore behaald worden.
De jury maakt een rangschikking op van de ingediende aanvragen, rekening houdend met de selectiecriteria en de behaalde score. Enkel projecten die voldoende scoren, komen in aanmerking voor subsidie. 

De rangschikking wordt samen met een voorstel van te steunen projecten voorgelegd aan de Vlaamse Regering, die een beslissing neemt over de toekenning van de steun rekening houdend met het beschikbaar budget.

Uitbetaling

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven:  

• 40% bij de start van het project (na goedkeuring) op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde: 
  • de schijf via het digitale platform aanvraagt; 
  • verklaart dat het project gestart is; 
  • een ondertekende samenwerkingsovereenkomst indient;  
  • voldoet aan de bijkomende voorwaarden die door VLAIO  zijn opgelegd in de beslissingsbrief.  
• 30% ten vroegste na 12 maanden op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde: 
  • de schijf via het digitale platform aanvraagt; 
  • een inhoudelijke en financiële rapportage, volgens de daartoe aangeleverde sjablonen, aanlevert; 
  • bewijst dat er voor 60% aan kosten gemaakt is. 
• 30% bij de afronding van het project op voorwaarde dat de hoofdbegunstigde:  
  • het saldo via het digitale platform aanvraagt; 
  • een inhoudelijke en financiële eindrapportage, volgens de daartoe aangeleverde sjablonen, indient; 
  • aantoont dat de communicatierichtlijnen werden nageleefd;  
  • de stavingsstukken die nodig zijn voor de financiële controle van het project bezorgd (zie ook Controlerichtlijnen).  

Voor de uitbetaling van het saldo, zal een controle uitgevoerd worden door de inspecteurs van VLAIO.   

Indien minder kosten zijn gemaakt, wordt de subsidie verhoudingsgewijs verminderd, rekening houdend met het maximale subsidiepercentage van 80% en het netto te financieren saldo. Te veel uitbetaalde steun, zal worden teruggevorderd.