Overeenkomst

In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen (optredend voor het Hermesfonds) en de aanvragers (begunstigden). De overeenkomst bestaat uit de volgende delen:

• de algemene voorwaarden
• de projectspecifieke voorwaarden (met leverbaarheden en kpi’s)

Dit deel wordt opgestuurd naar de personen die de contractuele verbintenis aangaan voor de respectievelijke aanvragers.

Indien er meerdere partijen zijn, stellen zij onderling een samenwerkingsovereenkomst op die de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van de projectresultaten. De samenwerkingsovereenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het agentschap. Er kunnen verschillende vormen van samenwerking/interactie geïdentificeerd worden:

• samenwerking tussen kennisinstellingen
• samenwerking met bedrijven/organisaties in de agrovoedingsketen
• met een bedrijf of collectief van bedrijven dat optreedt als medeaanvrager van een VIS-traject voor innovatievolgers

Verslagen

Wat verwachten we?

• Om de zes maanden een voortgangsverslag (projectstatus). Dit laat toe om na te gaan of het project verloopt zoals gepland.
• Jaarlijks wordt het voortgangsverslag aangevuld met:
  • een prestatietabel en de status van leverbaarheden en kpi’s.
  • rapportering over de interactie met de doelgroepbedrijven.
• Herevaluatie: Voor trajecten die langer duren dan 2 jaar, wordt na 2 jaar een meer uitgebreid tussentijds verslag geleverd, dat de basis vormt voor de tussentijdse evaluatie, waarbij beslist wordt over het al dan niet verderzetten van het project en over eventuele (budget)bijsturingen.
• Einde van het project: een inhoudelijke en financiële verslaggeving.

Op basis van het eindverslag en het financieel verslag bepaalt het agentschap finaal de aanvaarde subsidie. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in gelijke voorschotten, in principe jaarlijks voorafgaand aan de periode waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de overeenkomst.

Monitoring

Voor beleidsevaluaties zijn gegevens nodig over het effectief bereik van het project, de geleverde diensten en de bekomen resultaten in het kader van activiteiten van kennisverspreiding en –toepassing. Het is aangewezen hiermee rekening te houden bij de opmaak van een projectvoorstel. Voor zover ze niet in het eigen projectvoorstel zijn opgenomen (als indicatoren met streefcijfers), zullen deze gegevens bijkomend moeten geleverd worden bij de verslaggeving.