Basisvoorwaarden uitbetaling

De uitbetaling wordt aangevraagd door de kmo via kmo-groeisubsidie@vlaio.be samen met de benodigde bewijsstukken.

Basisvoorwaarden voor de uitbetaling zijn:

• een correcte uitvoering van de goedgekeurde aanvraag;
• het tijdig en correct aanleveren van de bewijsstukken;
• het naleven van de toepasselijke wettelijke bepalingen

Uitbetaling 

De toegekende steun wordt uitbetaald in twee schijven van 50%: een eerste schijf nadat het project is gestart en een tweede schijf na afronding van het project.  Voor de uitbetaling van deze schijven wordt de steun voor het externe advies en voor de eigen kosten  samen aangevraagd. 

Je dient je aanvraag voor betaling in te dienen via kmo-groeisubsidie@vlaio.be. Om uitbetaling te krijgen voegt u hierbij  de bewijsstukken met betrekking tot zowel de externe dienstverlener als de eigen interne kosten toe.  De subsidie zal worden gestort op het rekeningnummer van de aanvrager dat opgegeven wordt in de subsidieaanvraag. De aanvrager staat in voor de betaling van de externe dienstverlener.

Agentschap Innoveren & Ondernemen staat in voor het controleren van de verantwoordingsstukken en kan bijkomende informatie opvragen bij elke betrokken partij. 

Indien na afloop van het project de gemaakte kosten lager uitvallen dan oorspronkelijk geraamd, zal de subsidie pro rata berekend worden in relatie tot de aangetoonde subsidieerbare kosten. Indien het project duurder wordt doorheen het project kan de subsidie zoals toegewezen door de minister niet overschreden worden. 

Aanvraag eerste schijf van 50% van de steun

Als de steun aan het project werd toegekend, gebeurt de uitbetaling van de eerste schijf als volgt:

De kmo kan de uitbetaling van de eerste schijf aanvragen via kmo-groeisubsidie@vlaio.be  van zodra het project van start gegaan is. Daarbij moeten de volgende documenten worden bezorgd:

Kosten voor externe dienstverlener: 

• een scan van een gedateerde factuur van de dienstverlener; met vermelding van 
  • naam dienstverlener
  • totale bedrag van de factuur (excl. BTW)
  • gedetailleerde beschrijving van de gefactureerde prestaties
  • datum van de factuur
• een scan van het bankuittreksel, als bewijs van de betaling van een eerste factuur met betrekking tot de dienstverlening

Eigen kosten:

• Dimona-aangifte van de medewerkers van de onderneming die vermeld staan op de projectbegroting. 

Aanvraag tweede schijf van 50% van de steun

De tweede schijf kan worden opgevraagd van zodra het project afgerond is en uiterlijk 24 maanden na de datum van de toekenning van steun.

De kmo vraagt de uitbetaling van de tweede schijf aan via kmo-groeisubsidie@vlaio.be met de volgende bewijsstukken:

Inhoudelijk eindverslag:

Het eindverslag wordt opgemaakt door de kmo en omvat

• een beschrijving van de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde resultaten tijdens het project (inclusief activiteiten en realisaties bij de dienstverlener). 
• Een beschrijving van de mate waarin er al overgegaan is tot implementatie in de onderneming dan wel de stappen die hiervoor op korte termijn nog moeten doorlopen worden.
• Een beschrijving van de wijze waarop de digitale maturiteit van de kmo sinds de start van het project is toegenomen.  

Voor het inhoudelijk eindverslag is er een template beschikbaar.

Kosten externe dienstverlener: 

• een kopie van alle facturen van de dienstverlener betreffende de geleverde diensten en een kopie van de bankuittreksels, als bewijs van de betalingen. 

Eigen kosten:

• ingevulde template met de gerealiseerde eigen kosten rekening houdend met de goedgekeurde projectbegroting 
• scan van de loonfiches van de betrokken medewerkers

De eindverslaggeving (inhoudelijk eindverslag + rapportering kosten) moet het Agentschap Innoveren & Ondernemen toelaten te kunnen beoordelen of de door de externe dienstverlener en door de projectindiener geleverde werkzaamheden overeenstemmen met de initieel goedgekeurde steunaanvraag. 

De steun is pas definitief verworven na goedkeuring van het inhoudelijk eindverslag en de gerapporteerde kosten. Na controle kan de steun steeds herzien worden naargelang de geleverde prestaties.

Uitzondering: Beëindiging van de overeenkomst met de externe dienstverlener(s) voordat alle adviesprestaties zijn geleverd

Indien de overeenkomst voor externe begeleiding wordt beëindigd voordat alle prestaties zijn geleverd, moet de aanvrager het Agentschap Innoveren & Ondernemen hiervan in kennis stellen via kmo-groeisubsidie@vlaio.be  binnen één maand na de beëindiging. De steun kan in dit geval herzien worden naargelang de geleverde prestaties.