Wie kan gebruik maken van deze subsidie en waarvoor?

Wie kan gebruik maken van de subsidie voor digitale transformatieprojecten?

Deze oproep is gericht op Vlaamse kmo’s die via een digitaal transformatieproject een significante/duurzame verhoging van de digitale maturiteit realiseren en zich op die wijze klaar maken voor de toekomst.

Met deze checklist ontdek je of je onderneming in aanmerking komt voor deze subsidie:

Je onderneming is een kmo (volgens de Europese kmo-definitie) of je beoefent een vrij beroep;
Je onderneming heeft een aanvaardbare rechtsvorm;
Je bent actief in de privésector. De participatie van een administratieve overheid is minder dan 25 procent;
Je onderneming heeft een aanvaardbare hoofdactiviteit;
Je vestiging ligt in het Vlaams Gewest;
Je onderneming heeft geen negatief eigen vermogen op de indieningsdatum.

De steun dient aangevraagd te worden door de kmo op wie het digitaliseringsproject van toepassing is.

De steun wordt toegekend als de-minimis-steun. Dit betekent dat aanvragers om in aanmerking te komen niet meer dan € 200.000 de-minimissteun hebben ontvangen over de laatste 3 belastingjaren. (Lees grondig de veelgestelde vragen over de-minimis)

Een kmo die de voorbije 12 maanden een kmo-groeisubsidie heeft ingediend die werd goedgekeurd kan niet deelnemen aan deze oproep. De termijn van 12 maanden loopt vanaf de datum van indiening.

Welke projecten komen in aanmerking?

Het is van belang binnen deze oproep dat het gaat om digitaliseringsprojecten die leiden tot een verhoging van de digitale maturiteit van jouw onderneming. Volgende elementen zijn hierbij van belang:

het project ondersteunt de transitie naar een digitale data-gedreven onderneming onder andere via een slim gebruik en beheer van data
het project kan zich richten op zowel producten, diensten als processen van ondernemingen en de wijzigingen van het business model die hiermee gepaard kunnen gaan
het project draagt bij tot de realisatie van de bedrijfsstrategie en/of is gerelateerd aan de kritische processen van de onderneming
het project kan tot implementatie binnen de ondernemingen leiden tijdens of kort nà de looptijd van het project
het project is steeds maatwerk en vertoont voldoende uitdaging en ambitie waardoor de onderneming zich in de toekomst kan onderscheiden in de relevante markt waarin de onderneming opereert (of beoogt te opereren)

Projecten die louter een investeringsbeslissing en implementatie van standaardsoftware of standaard digitale toepassingen beogen in het kader van de normale bedrijfsactiviteiten of die louter gericht zijn op het mee-evolueren met de sector komen niet in aanmerking. Eventueel kan voor dergelijke projecten nog een eerste advies via de kmo-portefeuille verkregen worden. Projecten die specifiek betrekking hebben op de ontwikkeling van een volledig nieuw of beduidend vernieuwend (verbeterd) product, proces, dienst of concept en waar nog heel wat uitdagingen en elementen van kennisopbouw aan verbonden zijn, horen minder thuis in deze oproep en komen permanent in aanmerking voor steun aan ontwikkelingsprojecten.

Projecten die louter gericht zijn op het verhogen van de maturiteit van ondernemingen op vlak van cybersecurity komen niet aan bod binnen deze oproep. Voor dit specifieke type projecten dienen ondernemingen beroep te doen op dienstverleners uit de kmo-portefeuille dan wel op de dienstverleners die door VLAIO werden geselecteerd in het kader van een raamovereenkomst (lopende procedure).

Let op: In functie van de diversiteit van de projectportfolio zal er bij de selectie door VLAIO op toegekeken worden dat éénzelfde dienstverlener niet betrokken is in vergelijkbare projectaanvragen bij verschillende aanvragers.

De subsidie wordt toegekend voor het inkopen van kennis en expertise die je nodig hebt om je digitaal transformatieproject te kunnen realiseren.

Adviesverlening door een externe dienstverlener

De kosten van de externe dienstverleners worden beschouwd als externe prestaties. Dienstverleners moeten hierbij factureren aan marktprijs. De in aanmerking komende kosten van de externe dienstverlener in functie van deze oproep zijn de volgende:

de personeelskosten van de dienstverlener in het kader van het project;
de overheadkosten van de dienstverlener in het kader van het project.

De volgende adviezen komen niet in aanmerking voor steun:

wettelijk verplichte adviezen
adviezen van permanente of periodieke aard
adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming
niet-gespecialiseerde adviezen
adviezen over subsidies

Wanneer mogen de prestaties starten?

De dienstverlener mag pas starten met zijn opdracht de eerste dag van de maand die volgt op de datum van de indiening van de subsidieaanvraag. Bijvoorbeeld: Als de indiening van de subsidieaanvraag gebeurt op 15 september 2020, mogen de prestaties ten vroegste starten op 1 oktober 2020.

Externe dienstverleners

De externe dienstenleveranciers fungeren louter als onderaannemer in het project. Zij beschikken als expert over de kennis van de technologie en de ervaring met de implementatie van digitaliseringsprojecten bij bedrijven. Dienstenleveranciers kunnen de onderneming tijdens de volledige looptijd van het project ondersteunen. Dienstverleners mogen de opdracht niet integraal uitbesteden.

Enkel private dienstverleners komen in aanmerking. Organisaties die overheidsfinanciering ontvangen om collectieve kennis op te bouwen of te verspreiden of hun diensten in de markt te zetten komen niet in aanmerking. Het gaat hierbij om deze organisaties die beroep doen op programma’s met steuntoekenning aan onderzoeksorganisaties voor de uitvoering van niet-economische activiteiten en of organisaties die steun krijgen als innovatiecluster of voor activiteiten Dienst Algemeen Belang.

De externe dienstverlener heeft geen specifieke erkenning nodig. Wel wordt tijdens de evaluatie nagegaan of de betrokken dienstverlener over relevante competenties en ervaring (= CV/track record) beschikt voor het realiseren van de opdracht.

De gekozen dienstverlener moet altijd een derde zijn ten aanzien van de steunvragende onderneming. Een dienstverlener wordt niet beschouwd als een derde in de volgende gevallen:

de onderneming heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de dienstverlener in handen
de dienstverlener heeft rechtstreeks of onrechtstreeks stemrechten of kapitaal van de onderneming in handen
de dienstverlener en de onderneming hebben minstens één gemeenschappelijke zaakvoerder, bestuurder, werknemer of aandeelhouder
de zaakvoerders, bestuurders of aandeelhouders van de onderneming en de dienstverlener zijn met elkaar verbonden als echtgenoten, als bloedverwanten tot en met de tweede graad of door samenwoning
de dienstverlener is betrokken in de bedrijfsvoering van de onderneming en/of heeft een operationele managementfunctie in de onderneming

Er kunnen geen projecten worden gesteund waarbij beroep wordt gedaan op de volgende dienstverleners:

dienstverleners die uitgesloten, geschorst of geweigerd zijn bij de kmo-portefeuille
dienstverleners die gerechtelijk zijn veroordeeld
dienstverleners die het voorwerp uitmaken van een gerechtelijk onderzoek

Digitale transformatieprojecten