Een proeftuinproject Industrie 4.0 moet aangevraagd worden door een ‘organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding’ die voldoet aan de Europese kaderregeling (zie oproepdocument). Collectieve onderzoekscentra, universiteiten en hogescholen voldoen hieraan. Erkende clusters (goedgekeurde innovatieve bedrijfsnetwerken) kunnen hieraan voldoen, mits ze een scheiding hebben tussen economische en niet-economische activiteiten. Voor meer info of ingeval van twijfel: contacteer VLAIO. 

De steun wordt toegekend voor niet-economische activiteiten, met name de personeels-, werking- en apparatuurskosten (in afschrijving) die nodig zijn om een interessant proeftuinproject uit te voeren. 

Elk project dient alleszins minstens 100 bedrijven te kunnen activeren.

De oplossingen in deze groep moeten toegankelijk en inspirerend zijn voor een nog ruimere groep potentieel geïnteresseerde bedrijven. Het gaat dus niet om technologie-ontwikkeling, maar om de toepassing. Nieuwe technologie kan natuurlijk ook ingebracht worden en voorlopers kunnen deelnemen, zolang ze bijdragen tot het centrale doel. Naast de demonstratie as such is de aandacht voor de concrete business case van elk bediend bedrijf cruciaal.