Update 17/1/2025

Aanvaarding voorwaarden

De best gerangschikte projecten waarbij er voldoende budget is om het project te steunen, dienen de steun en de voorwaarden opgenomen in dit toelichtingsdocument binnen een termijn van 1 maand te bevestigen. Bij het uitblijven hiervan vervalt het recht op steun en kan de steun worden toegekend aan volgende aanvragers in de rangschikking.

Startvoorwaarden

De steun wordt toegekend onder de volgende opschortende startvoorwaarden:

• de aanvrager toont aan dat hij over een voldoende groot aansluitvermogen op het distributie- of transportnet voor elektriciteit beschikt of dat hij een voldoende verzwaring van zijn aansluitvermogen heeft aangevraagd (netstudie) bij Fluvius of Elia ten laatste 4 maanden na toekenning van de steun.
• de aanvrager bezorgt VLAIO de nodige aannemingsovereenkomsten met (1) de installateurs van de warmtepompen of e-boilers, midden- en hoogspanningscabines en (2) de distributie- of transportnetbeheerder voor de nodige aansluitingen en netverzwaringen ten laatste 12 maanden na toekenning van de steun.
• indien de baten, kosten en investeringen verdeeld en verrekend worden tussen verschillende partijen, bezorgt de aanvrager VLAIO het prestatiecontract gesloten tussen de betrokken partijen betreffende de financiering, het ontwerp, de bouw, de uitbating of het onderhoud van de investering ten laatste 12 maanden na toekenning van de steun.
• de aanvrager bezorgt VLAIO een formele investeringsbeslissing (final investment decision - FID) ten laatste 12 maanden na toekenning van de steun.
• de aanvrager sluit een definitieve steunovereenkomst af met VLAIO ten laatste 12 maanden na toekenning van de steun.
• de installatie waarvoor steun wordt gevraagd, wordt in dienst gesteld ten laatste 36 maanden na toekenning van de steun. De termijn tot indienststelling van de installatie kan éénmalig door VLAIO met 12 maanden worden verlengd indien de aanvrager kan aantonen dat de vertraging te wijten is aan externe oorzaken die niet aan de aanvrager kunnen worden toegerekend.

Definitieve steunovereenkomst

De steun zal toegekend worden bij een individueel besluit van de Vlaamse Regering. De specifieke modaliteiten worden daarnaast vastgelegd in een steunovereenkomst die wordt ondertekend door VLAIO en de onderneming. 
De definitieve steunovereenkomst bevat een boeteclausule ten bedrage van 2,5% van het steunbedrag. Dit bedrag wordt door VLAIO gevorderd indien de aanvrager zich na het afsluiten van de steunovereenkomst terugtrekt, of de installatie niet tijdig in dienst stelt. De boete dient door de aanvrager binnen een termijn van 3 maanden betaald te worden. 

De boeteclausule vervalt bij de tijdige indienststelling van de installatie.

Meetinstallaties en controle van de installatie

De aanvrager voorziet zijn installatie van de nodige meetapparatuur om permanent de opgewekte warmte en het elektrisch verbruik te meten. Na de indienststelling wordt het nominale vermogen geverifieerd door VLAIO.

Jaarlijkse rapportage en steunberekening

De aanvrager rapporteert jaarlijks de overige kosten, de overige opbrengsten, het elektrisch verbruik en de geproduceerde warmte van de installatie. De jaarlijkse rapportering verloopt digitaal via het klantenportaal van het VLAIO-platform. 

De toe te passen parameters voor het betreffende exploitatiejaar (kosten emissierechten, energiekosten, …) worden op de website van VLAIO gepubliceerd uiterlijk 2 maanden na het einde van elk kwartaal.
 

Terugvorderingsmechanisme

Op het einde van de looptijd van de steun wordt de netto huidige waarde van de investering opnieuw berekend. Dit wordt samen met de bepaling van het steunbedrag voor het laatste exploitatiejaar gedaan.

Indien deze berekening resulteert in een positieve netto huidige waarde op het einde van de looptijd van de steun, wordt dit bedrag teruggevorderd van de aanvrager conform het terugvorderingsmechanisme opgelegd door de Algemene Groepsvrijstellingsverordening - AGVV.

Controle

VLAIO kan vanaf de aanvaarding van de steun controleren of de voorwaarden ervan worden nageleefd. Deze controle kan o.a. bestaan uit een controle van (een deel van) de boekhouding, andere stukken en de technische installaties of de goede werking van geïnstalleerde meetinstallaties. De installatie van bijkomende meetinstallaties en de terbeschikkingstelling van de meetgegevens kan opgelegd worden met het oog op een correcte vaststelling van de warmteproductie en het elektriciteitsverbruik van de gesubsidieerde installatie.

Meldingsplicht

Als wijzigingen of gebeurtenissen een belangrijke impact kunnen hebben op de verdere exploitatie van de installatie, dient de aanvrager deze te melden aan VLAIO (bv. technische aanpassingen aan de installaties, belangrijke stilstanden, wijzigingen in de aanwending van de opgewekte warmte, fouten of vervanging van meetinstallaties, verkoop van een deel van de opgewekte warmte, verkoop van de installatie, …). Dat kan ofwel via een afzonderlijk bericht naar VLAIO (klimaatsprong@vlaio.be) of in de jaarlijkse verslaggeving, als deze kort aansluit bij het plaatsvinden van de wijziging.

Terugtrekking

De aanvrager kan zich terugtrekken uit de subsidieovereenkomst. In dat geval zal de reeds toegekende steun tijdens de looptijd van de overeenkomst door VLAIO worden teruggevorderd en de boete geïnd worden indien de installatie nog niet in dienst gesteld is en de definitieve steunovereenkomst werd ondertekend.

Klacht

Als een aanvrager ontevreden is over de wijze van behandelen door VLAIO kan die te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht indienen. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld.

Geheimhouding

De personeelsleden van VLAIO (en ook alle andere personen die kennis krijgen van een steunaanvraag of opvolging ervan), zijn - voor de gegevens van of over ondernemingen, instellingen of personen over ideeën, innovaties of onderzoeksresultaten, en ook voor de geformuleerde adviezen - ertoe gehouden om ze:

• strikt vertrouwelijk te behandelen;
• alleen mee te delen of te laten meedelen aan derden als dat in het rechtstreeks belang is van de onderneming, de organisatie, de instelling of de persoon die de steunaanvraag doet, of als dat een functioneel onderdeel is van de behandeling van de aanvraag, of van een lopend dossier bij VLAIO;
• nooit in eigen voordeel of met het oog op een persoonlijk voordeel te gebruiken of te verspreiden.

Deze verplichtingen blijven gelden, ook na het einde van de tewerkstelling bij de Vlaamse overheid of na de aanstelling als lid van het beslissingscomité bij FIO of als externe deskundige, of na het einde van de uitoefening van elke andere opdracht op verzoek van VLAIO.