Na afloop van de indieningsperiode screent VLAIO de ingediende dossiers op hun ontvankelijkheid en gegrondheid. Een jury, onder meer maar niet uitsluitend bestaande uit personeelsleden van VLAIO, rangschikt de projecten op basis van hun prioriteitsscore. 

Als een dossier ontvankelijk, gegrond en prioritair gerangschikt is, zal het na een positief advies van de Inspectie van Financiën en na goedkeuring van de minister bevoegd voor Economie een subsidie toegekend krijgen. Dit gebeurt via een ministerieel besluit dat onder meer ook de uitbetalingsmodaliteiten regelt.

Bij toekenning van de subsidie krijgt de begunstigde een mail met de positieve beslissing en een link naar de CRM-applicatie van VLAIO waar de uitbetaling van zowel de voorschotschijf als het eindsaldo aangevraagd kan worden. Bewaar de mail met deze link dus goed.